Vous le savez : la mise en location d’un bien immobilier est strictement encadrée, notamment par le texte du 6 juillet 1989 et par la loi Alur de 2014. À ce titre, la nature des pièces justificatives que vous êtes en droit de réclamer aux candidats à la location est réglementée, et limitée à des problématiques de solvabilité et de risques locatifs. Mais en tant que bailleur, vous avez aussi des devoirs à l’égard de vos locataires : en particulier, vous devez, vous aussi, fournir un certain nombre de documents à vos interlocuteurs. Quels sont-ils ?
Les documents à remettre avant la mise en location : quelles sont vos obligations ?
Un certain nombre de documents doivent être fournis au locataire par le bailleur en amont de l’entrée dans le logement et pendant la remise des clés. Voici lesquels.
- Le contrat de location. La durée du bail varie en fonction du type de location : 3 ans pour un logement vide, 1 an pour un logement meublé, 9 mois pour une location étudiante, et d’1 à 10 mois pour un bail mobilité. La durée du préavis du locataire varie elle aussi : 1 mois en location meublée (et dans le cadre d’un bail mobilité) et 3 mois pour une location vide (sauf dans les zones tendues, où ce délai est ramené à 1 mois). Enfin, le préavis du bailleur est d’au moins 6 mois avant la date d’échéance du bail en location nue, et de 3 mois pour un meublé. Notez que ce bail doit idéalement être établi à l’écrit.
- La notice informative est un document qui récapitule l’ensemble des droits et des devoirs du propriétaire et du locataire. Cela concerne, entre autres choses, la jouissance paisible des lieux, le versement des loyers à la date fixée dans le bail, ou encore le droit accordé au locataire de demander des quittances.
- Le dossier comprenant les diagnostics techniques de location. En effet, les diagnostics techniques ne sont pas réservés à la vente : certains d’entre eux doivent aussi être fournis par le propriétaire lors de la mise en location du bien. Vous devez intégrer à ce dossier : le diagnostic de performance énergétique, l’état des risques et pollutions, et la surface loi Boutin. Mais aussi, en fonction des cas : le constat de risque d’exposition au plomb, le diagnostic amiante, l’état des installations de gaz et d’électricité, ainsi que le diagnostic bruit (relatif aux aéroports situés à proximité).
- L’extrait du règlement de copropriété si la mise en location concerne un lot faisant partie d’une copropriété. Cet extrait reprend les modalités d’utilisation des parties communes ainsi que les règles de répartition des charges entre les copropriétaires.
- L’état des lieux d’entrée, à compléter et à transmettre au locataire lors de la remise des clés. Ce document constitue une protection essentielle : en cas de dégradations constatées dans le bien, il vous donnera le droit d’imputer les frais de réparation à l’occupant. Il est recommandé de l’accompagner de photos et d’ajouter un maximum de détails.
- L’inventaire des meubles, dans le cas d’un logement loué meublé. Intégrée à l’état des lieux, cette liste donne des précisions quant au mobilier et aux équipements mis à disposition des occupants. C’est d’autant plus important que la loi Alur prévoit des obligations relatives à tout ce qu’un logement meublé doit nécessairement contenir pour être conforme.
Les documents que le bailleur doit remettre tout au long du bail locatif
D’autres pièces doivent être remises au locataire tout au long de la période d’occupation du logement, et lorsque celle-ci prend fin.
- La quittance de loyer, transmise chaque mois : elle sert de « reçu » pour prouver que le loyer a bien été versé par le locataire. Toutefois, vous n’avez l’obligation de remettre une quittance que si l’occupant vous en fait la demande – mais sans possibilité de facturer ce service. En fin de bail, votre locataire peut aussi vous réclamer une attestation de paiement des loyers, qui est un document global couvrant toute la période locative.
- Le justificatif de régularisation des charges, chaque année. En règle générale, le paiement des charges se fait via des provisions mensuelles – l’équivalent d’une avance payée chaque mois – faisant l’objet d’une régularisation en fin d’année. En fonction des cas, vous pouvez exiger un complément ou avoir à restituer un trop-perçu.
- Le renouvellement du bail comprenant des modifications éventuelles. À l’approche de l’échéance du contrat locatif, et si vous souhaitez apporter des changements aux modalités de location (par exemple : une revalorisation du loyer), vous devez faire parvenir à l’occupant une mise à jour du bail par lettre recommandée avec accusé de réception.
- L’état des lieux de sortie, lorsque le propriétaire ou le locataire met fin au bail. Ce document doit être comparé avec l’état des lieux d’entrée, afin d’identifier les éventuelles dégradations imputables à l’occupant.
- La restitution du dépôt de garantie, dûment justifiée par un reçu. Cette somme doit être rendue au locataire dans un délai d’1 mois après la date de la fin du bail, sauf en cas de dégradations qui lui sont imputables (le délai passe alors à 2 mois).
- Les documents à fournir pour récupérer votre logement. Si vous entendez récupérer votre bien à l’issue du bail locatif, vous êtes dans l’obligation d’en informer l’occupant dans les délais prévus (voir plus haut), par lettre recommandée avec accusé de réception. Néanmoins, seuls trois motifs peuvent justifier cette décision : vous vendez le logement ; vous reprenez le logement pour l’habiter ou pour y loger un ascendant ou un descendant ; vous mettez fin au bail pour motif légitime et sérieux (par exemple, des nuisances sonores continuelles dues au locataire).
L’obligation de fournir des documents dans le cadre d’une mise en location s’applique aussi bien au propriétaire bailleur qu’à son occupant. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre agence immobilière de proximité, spécialisée dans la gestion locative !
