Votre locataire vous demande de lui délivrer une quittance de loyer, et vous ne l’avez jamais fait ? Bien qu’elle ne soit pas obligatoire par défaut, la quittance peut toutefois être réclamée par le locataire à tout moment – et, en tant que propriétaire bailleur, vous devez vous soumettre à cette exigence. Il est donc indispensable de savoir ce qu’est une quittance de loyer, comment la rédiger, mais aussi quand et comment l’envoyer. Découvrez tout ce qu’il faut savoir à ce sujet.
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
Une quittance est un document justificatif attestant que le locataire a payé son loyer et ses charges. Elle est donc remise à ce dernier par le propriétaire bailleur, ou par l’agence en charge de la location du logement (y compris dans le cadre d’une mise en nourrice), ultérieurement au paiement du montant dû.
Votre locataire peut vous demander une quittance de loyer pour plusieurs raisons :
- Pour prouver qu’il a bien payé son loyer dans les temps, en prévision d’un éventuel futur litige avec vous. À ce titre, les quittances peuvent être conservées durant 5 ans, délai au-delà duquel un propriétaire ne peut plus réclamer de loyers impayés.
- Pour ajouter ces documents à son dossier lorsqu’il cherche une autre location. En effet, les quittances font partie des pièces qu’un bailleur peut demander à ses candidats d’intégrer à leur dossier de location.
- Pour accomplir certaines démarches administratives, par exemple pour obtenir des droits (comme l’aide au logement). La quittance de loyer sert alors de justificatif de domicile.
Pour autant, est-ce une obligation que de remettre à son locataire un tel document ?
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Tout dépend de ce qu’on entend par « obligatoire ». En aucun cas un propriétaire bailleur n’a l’obligation de fournir à son locataire une quittance de manière régulière, chaque mois ou chaque trimestre par exemple. Ce n’est donc pas une obligation « par défaut ».
En revanche, lorsque le locataire demande ce document, le propriétaire bailleur est contraint de le produire. En d’autres termes, vous ne pouvez pas refuser de remettre à votre locataire une quittance de loyer, ou autant de quittances qu’il en réclame.
La loi du 6 juillet 1989 (article 21) est explicite à ce sujet : « Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. »
Ce qui veut dire, en outre, que vous ne pouvez pas facturer des frais à votre occupant, que ce soit pour la rédaction, l’impression ou l’envoi d’une quittance de loyer. Autre précision importante : une telle demande peut être faire même une fois le bail résilié, par exemple si votre ancien locataire en a besoin pour compléter son dossier.
Quelles mentions doivent apparaître dans la quittance ?
Bien que la forme de la quittance de loyer ne soit pas fixée légalement, il est tout de même indispensable d’y faire figurer un certain nombre de mentions pour qu’elle soit valable – et utilisable. Voici les mentions en question :
- L’identité et les coordonnées du bailleur et du locataire.
- La date d’émission de la quittance de loyer.
- La période couverte par le règlement du loyer et des charges (un mois, un trimestre…).
- Le montant du loyer et des charges (dans le détail).
Enfin, la quittance doit être signée par le propriétaire bailleur, condition sine qua non pour la rendre valide.
Au besoin, il existe des modèles en ligne. Si vous travaillez avec des professionnels de la gestion locative, n’hésitez pas à demander conseil pour rédiger ce document dans les règles.
Comment et quand envoyer une quittance de loyer à son locataire ?
Votre locataire vous a demandé une quittance de loyer. Comment lui faire parvenir, et à quelle fréquence ?
- L’envoi de la quittance peut se faire par voie postale ou par voie électronique, dans ce dernier cas avec l’accord du locataire. En tout état de cause, vous devez y apposer une signature manuscrite, ce qui suppose de la scanner avant de l’envoyer par email.
- La fréquence dépend du besoin. Une quittance de loyer peut être émise tous les mois, tous les trimestres, etc., mais toujours après réception du montant du loyer et des charges.
Comment rédiger une quittance en colocation ?
Terminons avec une interrogation qui vous est sans doute venue à l’esprit : quid d’une colocation ? Comment produire une quittance de loyer lorsqu’on a deux, trois, quatre colocataires ou plus ?
Tout dépend du type de bail, suivant que vous avez signé un contrat commun ou autant de baux individuels qu’il y a de colocataires (voir à ce sujet notre article dédié).
- En cas de bail commun, vous pouvez éditer une unique quittance de loyer pour l’ensemble des colocataires, en indiquant le montant total du loyer et des charges. L’identité de chaque colocataire doit apparaître dans le document.
- En cas de baux individuels, vous devez éditer autant de quittances qu’il y a de colocataires. Chacune doit porter le nom du locataire et sa part du loyer et des charges. Il faut préciser qu’il s’agit d’une colocation.
La quittance de loyer est un document justificatif courant que votre locataire peut vous réclamer à tout instant. Bien qu’il n’existe pas de modèle légal, il est toutefois nécessaire d’y faire apparaître un certain nombre de mentions. En cas de doute, pourquoi ne pas vous faire aider d’un professionnel de la gestion locative ?
