Les charges sont versées par le locataire en complément du loyer. Elles couvrent certaines dépenses prises en charge par le propriétaire : voilà pourquoi on parle de « charges locatives récupérables ». Souvent versées sous forme de provisions, elles font l’objet d’une régularisation annuelle, une opération qui consiste à comparer le montant dû à la copropriété par le propriétaire au montant réellement payé par le locataire tout au long de l’année. Or cette régularisation des charges locatives fait l’objet d’une procédure très encadrée que tout propriétaire bailleur doit connaître. Découvrez comment ça fonctionne.
Rappel à propos des charges locatives récupérables
Certaines dépenses, prises en charge par le propriétaire d’un bien immobilier en location, peuvent être répercutées sur le locataire : ce sont les charges locatives récupérables. Elles concernent, le plus souvent, les consommations d’eau froide, les consommations collectives, l’entretien et la réparation des équipements communs, ainsi que les taxes et redevances dues en contrepartie de services rendus (typiquement la taxe d’enlèvement des ordures ménagères).
La liste des charges locatives récupérables n’est pas libre : elle est fixée par décret. Il y a deux moyens de les répercuter sur le locataire : au forfait ou au réel. Dans le premier cas, le propriétaire fixe une somme à verser chaque mois qui est immuable, ce qui signifie qu’elle ne pourra pas faire l’objet d’une régularisation. Dans le second cas, le montant déterminé dans le bail locatif est provisionnel et peut être régularisé en fin d’année ; il est fixé en fonction des charges réelles de l’année écoulée. C’est pourquoi on parle de « provisions de charges ».
À quoi sert la régularisation des charges locatives ?
La régularisation des charges locatives récupérables est donc l’opération qui consiste à comparer ce qui a été payé par le locataire et ce que doit verser le propriétaire à la copropriété. L’objectif étant de combler la différence entre les deux montants, en faveur de l’une ou de l’autre partie. Ainsi :
- Lorsque le montant payé par le locataire est inférieur au montant réel des charges, celui-ci doit vous reverser le manque à gagner. À cet effet, vous devez lui adresser un rappel de charges.
- Lorsque le montant payé par le locataire est supérieur au montant réel des charges, vous devez lui reverser l’excédent.
En cas de régularisation des charges, il est toutefois nécessaire d’apporter les justificatifs des dépenses réelles au locataire, sous la forme de l’arrêté des comptes fourni par la copropriété. Votre locataire pourra s’appuyer sur ce document pour s’assurer que le montant réclamé lors de la régularisation est exact.
Cette opération est importante pour deux raisons :
- D’abord, pour qu’il n’existe pas d’excédent dû par le propriétaire ou par le locataire aux dépens de l’autre partie. Comme on dit, « les bons comptes font les bonnes relations locatives » !
- Ensuite, pour fixer le montant des provisions de charges locatives récupérables sur l’année suivante.
Car, en effet, il est essentiel de réévaluer chaque année le montant des provisions demandées à votre locataire, afin que les sommes versées par ce dernier se rapprochent au maximum des dépenses réelles. En raison de l’augmentation régulière des charges, notamment due à la hausse des prix de l’énergie, c’est une nécessité : il n’est bon pour personne que les sommes à compenser en fin d’année soient chaque fois élevées. Si elles sont trop importantes, le locataire peut être amené à demander un échelonnement de sa dette, ce qui aura pour effet de retarder votre propre régularisation comptable.
Comment régulariser les charges ?
Le processus de régularisation des charges locatives récupérables a lieu idéalement chaque année, lorsque vous recevez l’arrêté des comptes de la copropriété. (En cas de retard, il est toutefois possible de faire valoir les charges jusqu’à trois ans après l’année concernée. Ce délai est passé de cinq à trois ans avec la loi ALUR.)
Le calcul consiste à comparer les dépenses réelles aux provisions payées par le locataire. Pour récupérer les montants dus, vous devez produire les justificatifs ad hoc, à savoir :
- L’arrêté des comptes remis par la copropriété au titre de l’année passée, qui précise l’ensemble des postes de dépenses et des montants dus par le propriétaire du lot.
- L’état de répartition des charges, qui indique la quote-part du bien locatif pour chaque type de charge.
- Le taxe d’enlèvement des ordures ménagères, intégrée à la taxe foncière, que vous pouvez répercuter sur votre locataire puisque c’est ce dernier qui bénéficie de ce service.
Ces documents justificatifs doivent rester à la disposition de votre locataire pendant les 6 mois qui suivent leur envoi par la copropriété.
Comment récupérer les charges une fois le locataire parti ?
Vous le savez : un locataire peut donner congé à tout moment et quitter le logement, dès lors qu’il respecte son préavis. Forcément, il est rare que le départ d’un occupant coïncide avec la réception de l’arrêté des comptes de la copropriété, ce qui veut dire que vous ne pouvez pas procéder à la régularisation des charges locatives récupérables avant qu’il soit parti. Alors, comment faire ?
Heureusement, le cadre légal a prévu cette situation. En tant que bailleur, vous avez le droit de conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant la régularisation suivante. À ce moment-là, vous pourrez faire vos calculs et soit garder pour de bon la somme retenue (si elle ne couvre pas le montant réel dû – mais sans pouvoir exiger le reste), soit partager la somme entre ce qui vous revient et ce qui doit être rendu à votre ancien locataire. Là encore, vous avez l’obligation de lui remettre les justificatifs adéquats afin de montrer que les sommes récupérées correspondent bien au manque à gagner.
Alors que les charges locatives récupérables ne sont pas forcément le point le plus facile à gérer dans le cadre d’une location, la procédure de régularisation annuelle vient encore compliquer les choses pour le propriétaire bailleur. N’hésitez pas à vous entourer de professionnels compétents, experts en gestion locative, pour procéder à la régularisation des charges !
